Laatste update: mei 2026
1.Inleiding
S.P.K.T. OU., gevestigd te Lootsa 5-11, 11415 Tallinn, Estland (“wij”, “ons”), hecht veel waarde aan uw privacy en zet zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring (“Privacyverklaring”) legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en delen in verband met onze wervingsprocessen en onze relatie met u als sollicitant. Lees deze verklaring zorgvuldig door om inzicht te krijgen in onze werkwijze met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.
In deze Privacyverklaring betekent “persoonsgegevens” of “persoonlijke informatie” alle informatie die betrekking heeft op, een individu identificeert of redelijkerwijs kan worden gebruikt om een individu direct of indirect te identificeren.
Houd er rekening mee dat deze Privacyverklaring niet van toepassing is op informatie die wij verwerken wanneer u de website www.speakitjobs.com (“de Website”) bezoekt of ermee interacteert. Voor meer informatie over hoe wij persoonsgegevens verwerken in verband met de Website, verwijzen wij u naar onze Privacyverklaring voor de Website.
2.De informatie die wij over u verzamelen
Wij kunnen verschillende soorten persoonsgegevens van u verzamelen, die wij als volgt hebben gegroepeerd:
a. Identiteitsgegevens: waaronder uw voornaam, achternaam, titel, geboorteplaats en documenten die uw identiteit aantonen.
b. Contactgegevens: waaronder uw e-mailadres of telefoonnummer.
c. Gegevens over kwalificaties en werkervaring: waaronder uw CV of résumé, gegevens over uw opleiding, trainingen, gevolgde cursussen en stages, documenten die uw recht om te werken aantonen, en alle persoonsgegevens die u verstrekt in uw motivatiebrief of tijdens het sollicitatieproces. Dit omvat ook informatie verkregen uit CV-databases en professionele sociale netwerken, evenals informatie over uw beschikbaarheid en andere relevante gegevens zoals uw foto, notities van HR-medewerkers en informatie die relevant is voor de beoordeling van uw vaardigheden en inzetbaarheid.
d. Socialmediagegevens: waaronder uw profielgegevens op sociale media zoals LinkedIn en andere informatie die u openbaar maakt of anderszins met ons deelt via sociale media.
e. Gegevens uit contactformulieren en communicatie: waaronder alle informatie die u vrijwillig met ons deelt bij het invullen van onze contactformulieren (bijvoorbeeld via de “Contact”-functie op onze Website). Velden gemarkeerd met een sterretje (*) zijn verplicht, omdat wij deze informatie nodig hebben om op uw verzoek te reageren.
f. Marketingcommunicatiegegevens: waaronder informatie over hoe u reageert op onze marketingcampagnes wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrieven.
g. Gevoelige gegevens: waaronder, indien van toepassing, informatie over vermeende of bewezen strafbare feiten, uitsluitend wanneer dit vereist of toegestaan is volgens de toepasselijke wetgeving en in overeenstemming daarmee.
h. Financiële informatie: waaronder bankrekeninggegevens, inkomsten, salaris, belastinginformatie, nationaal verzekeringsnummer, facturatie- en betalingsgegevens.
3.Bronnen waaruit wij persoonsgegevens verzamelen
Wij verzamelen uw persoonsgegevens op de volgende manieren:
a. Directe interacties: Wij kunnen sommige van de hierboven genoemde gegevens rechtstreeks van u verzamelen via sollicitatieformulieren of andere documenten die u aan ons verstrekt, evenals via uw interacties met ons per post, telefoon, e-mail of op andere wijze.
b. Derden: Wij kunnen persoonsgegevens over u ontvangen van verschillende derden, waaronder wervingsbureaus, uw huidige of voormalige werkgever, onderwijsinstellingen en opleidings- of certificeringsinstanties, aanbieders van achtergrondcontroles, vacaturesites en andere vacatureplatforms.
c. Openbare bronnen: Wij kunnen persoonsgegevens verzamelen die u openbaar beschikbaar hebt gemaakt, zoals professionele lidmaatschappen of kwalificaties die zichtbaar zijn op persoonlijke webpagina’s, sociale media (bijv. LinkedIn), directories en vergelijkbare websites, alles in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
4.Doeleinden van de verwerking van uw persoonsgegevens
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
● Het verwerken van uw sollicitaties en het faciliteren van het sollicitatieproces. Dit omvat het matchen van kandidaten met potentiële werkgevers en het organiseren en uitvoeren van sollicitatiegesprekken.
● Het aanbieden van of informeren over geschikte huidige of toekomstige vacatures via e-mail, telefoon of andere communicatiemiddelen.
● Het vinden van geschikte kandidaten voor vacatures van onze klanten.
● Het beantwoorden van uw verzoeken of vragen, of het verstrekken van informatie wanneer u contact met ons opneemt.
● Het versturen van marketingcommunicatie over vacatures, evenementen, nieuwsbrieven en gerelateerde communicatie.
● Het handhaven van deze Privacyverklaring en onze Algemene Voorwaarden en het voldoen aan wettelijke verplichtingen of rapportageverplichtingen aan overheidsinstanties.
● Het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.
● Voor onze eigen zakelijke doeleinden, waaronder het verder ontwikkelen, testen en verbeteren van bestaande of nieuwe systemen/processen om u beter van dienst te kunnen zijn.
● Het detecteren, voorkomen en reageren op daadwerkelijke of mogelijke illegale activiteiten of inbreuken op intellectuele eigendomsrechten.
5.Onze rechtsgronden
Voor zover vereist door de toepasselijke wetgeving verwerken wij uw persoonsgegevens uitsluitend wanneer:
● U toestemming geeft voor een specifiek doel, bijvoorbeeld wanneer u ons toestemming geeft om u direct marketingmateriaal te sturen.
● Het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen, bijvoorbeeld om stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een arbeidsovereenkomst.
● Het noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld om voorzieningen te treffen tijdens het wervingsproces.
● Het noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang dat niet zwaarder weegt dan uw privacyrechten, bijvoorbeeld om ons wervingsproces te begrijpen en te verbeteren.
● Het noodzakelijk is ter bescherming van uw vitale belangen of die van anderen, bijvoorbeeld in zeldzame levensbedreigende noodsituaties.
Afhankelijk van de omstandigheden kunnen wij verschillende rechtsgronden gebruiken voor de verwerking van dezelfde informatie voor verschillende doeleinden. Indien u buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”), Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk (“VK”) woont, kunnen de rechtsgronden waarop wij ons baseren verschillen van bovenstaande.
6.Delen van uw persoonsgegevens
Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, om de verwerking van uw gegevens mogelijk te maken, of voor andere doeleinden die in deze Privacyverklaring zijn uiteengezet. Dergelijke openbaarmakingen kunnen ook betrekking hebben op doorgiften van persoonsgegevens buiten de EER.
Wanneer wij persoonsgegevens buiten de EER overdragen, zorgen wij ervoor dat passende waarborgen aanwezig zijn overeenkomstig het onderdeel “Doorgifte van uw persoonsgegevens” van deze Privacyverklaring.
Partijen aan wie wij uw persoonsgegevens kunnen verstrekken zijn onder andere:
● Onze werknemers en/of opdrachtnemers: Om onze diensten aan u te leveren, kunnen onze werknemers en/of opdrachtnemers uitsluitend op basis van noodzaak toegang krijgen tot uw persoonsgegevens. Zij zijn gebonden aan geheimhoudingsverplichtingen.
● Onze dienstverleners: Wij delen bepaalde categorieën persoonsgegevens met geautoriseerde dienstverleners om onze diensten te kunnen leveren. Deze dienstverleners mogen uw gegevens alleen gebruiken voor taken die zij namens ons uitvoeren, zoals marketing en reclame, hosting of ondersteuning van onze IT-systemen. Zij zijn contractueel en wettelijk verplicht de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen en uw privacy te respecteren.
● Zakelijke partners waarmee wij samenwerken om gezamenlijk onze diensten te promoten.
● Potentiële werkgevers: Wij delen uw gegevens met klanten die vacatures of opdrachten aanbieden waarin u mogelijk geïnteresseerd bent, of die geïnteresseerd zijn in uw profiel.
● Professionele adviseurs, zoals advocaten, accountants en auditors.
● Overheids- of wetshandhavingsinstanties: Wij kunnen uw gegevens delen met overheden, politie, toezichthouders of andere bevoegde instanties indien wij van mening zijn dat wij daartoe wettelijk verplicht of bevoegd zijn, of indien wij dit verstandig achten.
● Rechtsopvolgers: Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken aan een koper of andere rechtsopvolger in geval van een fusie, overname, verkoop of overdracht van (een deel van) onze activa, inclusief in geval van faillissement, liquidatie of een vergelijkbare procedure. Dergelijke transacties kunnen plaatsvinden op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze bedrijfsactiviteiten verder te ontwikkelen.
7.Communicatie over vacatures
Van tijd tot tijd kunnen wij u informatie sturen waarvan wij denken dat deze relevant of interessant voor u kan zijn. Bijvoorbeeld wanneer wij uw contactgegevens hebben verkregen tijdens een eerdere interactie, zoals wanneer u een sollicitatie, CV of interesse in onze diensten heeft ingediend, kunnen wij u informeren over andere vergelijkbare vacatures.
Deze aanpak helpt ons om u relevante informatie en functies voor te stellen die mogelijk bij u passen, waardoor uw kansen op het vinden van een nieuwe functie worden vergroot.
Voor sommige communicatievormen is uw uitdrukkelijke toestemming vereist, terwijl andere worden verzonden op basis van een “soft opt-in”. Dit betekent dat wij contact met u mogen opnemen wanneer u eerder met ons heeft gecommuniceerd, tenzij u ervoor kiest zich af te melden. Voor andere elektronische marketingcommunicatie nemen wij alleen contact met u op wanneer u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
U kunt zich op elk moment afmelden door op de link “unsubscribe” in onze marketingberichten te klikken.
Hoewel wij er alles aan doen om uw voorkeuren te respecteren, bestaat er een kleine kans dat uw gegevens, nadat u zich heeft afgemeld, opnieuw worden verkregen uit openbare bronnen of via derden, wat kan leiden tot ongewenste marketingcommunicatie. Indien dit gebeurt, bieden wij onze excuses aan en verzoeken wij u de “unsubscribe”-link in het bericht te gebruiken of rechtstreeks contact met ons op te nemen via [email protected] zodat wij uw gegevens uit onze marketinglijsten kunnen verwijderen.
8.Geautomatiseerde besluitvorming / profilering
Wij kunnen geautomatiseerde tools gebruiken ter ondersteuning van onze wervingsprocessen, waaronder het organiseren, beoordelen en matchen van kandidatenprofielen met relevante vacatures op basis van criteria zoals vaardigheden, kwalificaties, ervaring, locatie en opgegeven voorkeuren.
Deze verwerking kan profilering omvatten, wat betekent dat wij bepaalde aspecten van uw professionele profiel analyseren om geschikte functies te identificeren of kandidaten te prioriteren. Wij nemen echter geen beslissingen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking die juridische of vergelijkbaar significante gevolgen voor u hebben. Bij wervingsbeslissingen is altijd menselijke beoordeling betrokken.
Het gebruik van deze tools is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om de efficiëntie en effectiviteit van onze wervingsdiensten te verbeteren, evenals op het nemen van stappen op uw verzoek voorafgaand aan een mogelijke arbeidsovereenkomst.
U heeft het recht om meer informatie over deze verwerking te verzoeken, bezwaar te maken tegen dergelijke verwerking waar van toepassing, en een beslissing aan te vechten, zoals beschreven in het onderdeel “Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens” van deze Privacyverklaring.
9.Doorgifte van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen naar en verwerkt in één of meerdere landen, zowel binnen als buiten de EER, het VK of Zwitserland. Dergelijke doorgiften zijn noodzakelijk voor verschillende doeleinden, waaronder de werking en levering van de diensten beschreven in onze Algemene Voorwaarden en deze Privacyverklaring.
Wanneer wij persoonsgegevens buiten de EER of andere rechtsgebieden met uitgebreide privacywetgeving overdragen, zorgen wij ervoor dat dergelijke doorgiften plaatsvinden in overeenstemming met deze Privacyverklaring en de toepasselijke privacywetgeving, en gebaseerd zijn op passende juridische mechanismen.
Waar van toepassing vertrouwen wij op adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie, die bevestigen dat bepaalde landen een beschermingsniveau bieden dat in wezen gelijkwaardig is aan dat van de EER. In andere gevallen gebruiken wij standaardcontractbepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie (en, waar relevant, de Britse equivalenten daarvan), of beroepen wij ons op andere wettelijke grondslagen en uitzonderingen toegestaan onder de toepasselijke privacywetgeving voor doorgiften naar derde landen.
Voor meer informatie, of om een kopie van onze standaardcontractbepalingen op te vragen, verwijzen wij u naar het onderdeel “Contact met ons opnemen” hieronder.
10.Bewaartermijn van uw persoonsgegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens uitsluitend zolang dit noodzakelijk is om de doeleinden te vervullen waarvoor zij zijn verzameld, inclusief om te voldoen aan wettelijke of regelgevende verplichtingen.
Bij het bepalen van de juiste bewaartermijn houden wij rekening met verschillende factoren, waaronder de aard van de persoonsgegevens, het potentiële risico van schade door ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking, de doeleinden van verwerking en de vraag of deze doeleinden ook met minder of zonder persoonsgegevens kunnen worden bereikt.
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken namens onze klanten, wordt de toepasselijke bewaartermijn bepaald door het bewaarbeleid van de betreffende klant en onze contractuele afspraken met die klant.
In alle andere gevallen, waarin wij optreden als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, bewaren wij uw persoonsgegevens tot maximaal 36 maanden na uw laatste interactie met ons, zodat wij u kunnen overwegen voor relevante huidige en toekomstige vacatures, zoals uitgelegd in het onderdeel “Communicatie over vacatures”.
Voor het einde van deze periode kunnen wij contact met u opnemen om te vragen of u opgenomen wilt blijven in onze kandidaten-database. Indien u uw interesse niet bevestigt, zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren. U kunt ook op elk moment verzoeken om verwijdering van uw gegevens.
Wanneer uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden uiteengezet in deze Privacyverklaring, zullen wij deze uit onze systemen verwijderen. Waar toegestaan zullen wij uw persoonsgegevens ook verwijderen op uw verzoek, zoals beschreven in het onderdeel “Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens”.
11.Beveiliging
Wij nemen passende maatregelen om ervoor te zorgen dat alle persoonsgegevens veilig worden bewaard, waaronder beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan of op ongeautoriseerde wijze worden gebruikt of toegankelijk zijn.
Wij beperken de toegang tot uw persoonsgegevens tot personen die een legitieme zakelijke noodzaak hebben om deze gegevens te kennen. Personen die uw gegevens verwerken, doen dit uitsluitend op geautoriseerde wijze en zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beschikken wij over procedures om om te gaan met vermoedelijke inbreuken op de gegevensbeveiliging.
Helaas is de overdracht van informatie via het internet niet volledig veilig. Hoewel wij ons best doen om uw persoonsgegevens te beschermen, kunnen wij de veiligheid van gegevens die online worden verzonden niet volledig garanderen. Elke overdracht van gegevens gebeurt daarom op eigen risico.
12.Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
Onder de toepasselijke privacywetgeving heeft u de volgende rechten:
● Recht op inzage in uw persoonsgegevens: U heeft het recht informatie op te vragen over de persoonsgegevens die wij over u bewaren en hoe deze worden verwerkt, evenals een kopie van uw gegevens.
● Recht op correctie van uw persoonsgegevens: U kunt onjuiste persoonsgegevens die betrekking hebben op u corrigeren of bijwerken.
● Recht op verwijdering van persoonsgegevens: In bepaalde omstandigheden heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, behoudens eventuele wettelijke verplichtingen die ons verplichten gegevens te bewaren.
● Recht op gegevensoverdraagbaarheid: U heeft het recht de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
● Recht op beperking van of bezwaar tegen verwerking van uw persoonsgegevens: In bepaalde omstandigheden heeft u het recht de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking op basis van uw specifieke situatie, inclusief het recht bezwaar te maken tegen een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking/profilering dat juridische gevolgen heeft of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft, tenzij dergelijke verwerking wettelijk is toegestaan.
● Recht om toestemming in te trekken: U heeft het recht uw toestemming op elk moment in te trekken wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming. Dit heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden. Indien u uw toestemming intrekt, kunnen wij mogelijk bepaalde producten of diensten niet langer aan u leveren. Wij zullen u hierover informeren op het moment dat u uw toestemming intrekt.
Indien u één van uw rechten wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via [email protected] met als onderwerp “Privacy Request”. Houd er rekening mee dat wij één (1) maand de tijd hebben om op uw verzoek te reageren.
Voordat wij een verzoek tot inzage of verwijdering verwerken, kunnen wij uw identiteit moeten verifiëren en bevestigen dat u gerechtigd bent toegang te krijgen tot of verwijdering te verzoeken van de betreffende informatie. Dit is een passende en redelijke veiligheidsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet worden verstrekt aan onbevoegde personen of op ongeautoriseerde wijze worden verwijderd.
Tot slot heeft u het recht een klacht in te dienen bij uw lokale gegevensbeschermingsautoriteit.
13.Wijzigingen in deze Privacyverklaring
Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Indien wij belangrijke wijzigingen aanbrengen, kunnen wij proberen u hierover te informeren. Wij raden u echter aan regelmatig de meest recente versie te raadplegen, aangezien wijzigingen op u van toepassing zullen zijn. De datum van de laatste update wordt altijd weergegeven onder het gedeelte “Laatst gewijzigd” bovenaan deze Privacyverklaring.
14.Contact met ons opnemen
Indien u vragen, opmerkingen of verzoeken heeft met betrekking tot deze Privacyverklaring, of indien u meer informatie wenst over hoe wij uw persoonsgegevens beschermen, kunt u contact met ons opnemen via [email protected].
U kunt ook contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via [email protected].
